Hoera! Jouw onderneming heeft een actieve geldstroom en dat betekent dat jij succesvol ondernemer bent. Deze geldstroom betreft geld dat je van klanten ontvangt en kosten die je maakt voor je onderneming. Een goede boekhouding is hierbij zeer belangrijk, zodat je niet voor onverwachte kosten komt te staan. Maar waar ondernemers vaak succesvol zijn in de core business van hun onderneming, is het onderdeel boekhouden vaak nog een vaag begrip. Toch verkondigen sommige boekhouders dat boekhouding vrij simpel is. Dus nu rijst de vraag: hoe simpel is boekhouden nu echt?

Ik kan je direct vertellen dat je de basis van boekhouden snel onder de knie hebt, maar er zijn heel wat uitzonderingen op de regel die wat roet in het eten kunnen gooien. Geen reden tot paniek, ik leg het je allemaal uit! Om te beginnen met het onderwerp ‘zakelijke kosten’ dat ik in deze blog behandel.

1. Waarom moet je zakelijke kosten bijhouden?

1. Bij het betalen van je btw mag je de betaalde btw van je zakelijke kosten aftrekken.
2. Bij de aangifte van inkomstenbelasting betaal je alleen belasting over je winst (omzet minus zakelijke kosten). Het is dus van belang om precies te weten hoeveel je mag aftrekken.

Simpel gezegd hoe meer zakelijke kosten je maakt, des te minder btw je moet betalen. Je zou kunnen zeggen dat dit heel gunstig is, maar ik ben van mening dat je juist goed bezig bent als je veel belasting moet betalen. Maar dat is een leuk discussiepunt voor in een andere blog, eerst even terug naar de zakelijke kosten.

2. Welke kosten mag ik aftrekken?

In de hoofdregel zijn dit alleen zakelijke kosten, dus geen privékosten. Helaas is het niet zo eenvoudig, doordat er een aantal uitzonderingen bestaan die door iedere boekhouder/ondernemer weer anders worden geïnterpreteerd. Daardoor wordt het nogal een grijs gebied. In deze blog geef ik mijn mening/interpretatie, maar houd in je achterhoofd dat andere mensen hier een ander idee over kunnen hebben (zelfs de Belastingdienst). Via deze link kan je zien wat de Belastingdienst er zelf over zegt.

3. De volgende kosten mag je volledig aftrekken:

Alle kosten die nodig zijn voor jouw onderneming, oftewel zakelijke kosten. Denk hierbij ook aan vakliteratuur en zakelijke reiskosten voor openbaar vervoer, auto, taxi en vliegtuig. Heb je geen zakelijke auto? Dan mag je €0,19 per zakelijke kilometer aftrekken.

4. De uitzonderingen op de regel

Hieronder heb ik de meestvoorkomende kosten onder elkaar gezet. Op de site van de Belastingdienst is dit lijstje nog iets langer, mocht je geïnteresseerd zijn in zeer specifieke kosten.

Werkruimte thuis

Werk je vanuit huis dan mag je deze kosten en alles wat daarmee samenhangt (elektriciteit bijvoorbeeld) nooit aftrekken. Tenzij je de kantoorruimte los zou kunnen verhuren aan derden, oftewel het heeft een eigen ingang en sanitaire voorziening. Dan mag je de kosten wel aftrekken.

Eten en drinken

Etentjes met relaties of zelfs een kopje koffie voor klanten mag je slechts voor 80% aftrekken. Dit is omdat je er zelf (privé) ook gebruik van maakt.